LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
PEDAGANG BESAR FARMASI
PT. MENSA BINASUKSES
CABANG MAKASSAR
Oleh
1.
Riswan
2.
Nur
Ainul Awaliah
3.
Riska
Bachtiar
4.
Haeriah
5.
Melani
Hardianti
6.
Karmila
Nurfala Eka
7.
Alfonsa
Nua
8.
Yusrin
Dwi Resky
KEMENTERIAN
PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PROGRAM
STUDI DIPLOMA TIGA FARMASI
SEKOLAH
TINGGI ILMU KESEHATAN
NANI
HASANUDDIN
MAKASSAR
2016
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Menurut
Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik,
mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup
produktif secara sosial dan ekonomis. Dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya maka perlu dilakukan suatu upaya kesahatan.
Pelaksanaan upaya kesehatan dapat dilakukan dalam bentuk pencegahan penyakit,
peningkatan kesehatan, pengobatan penyakitdan pemulihan kesehatan oleh
pemerintah dan/atau masyarakat (Presiden Republik Indonesia, 2009c).
Untuk mewujudkan Indonesia sehat 2016, maka salah
satu elemen penting dari terwujudnya Indonesia sehat yaitu tenaga kesehatan.
Salah satu tenaga kesehatan yang memiliki peran dalam bidang obat-obatan yaitu
tenaga kefarmasian. Farmasis adalah tenaga ahli yang mempunyai kewenangan di
bidang kefarmasian melalui keahlian yang diperolehnya selama pendidikan tinggi
kefarmasian. Sifat kewenangan yang berlandaskan ilmu pengetahuan ini memberinya
semacam otoritas daam berbagai aspek obat atau proses kefarmasian yang tidak
dimiliki oleh tenaga kesehatan lainnya. Farmasis sebagai tenaga kesehatan yang
dikelompokan profesi, telah diakui secara universal. Lingkup pekerjaan meliputi
semua aspek tenaga obat, melalui pemilihan bahan baku obat dalam arti luas,
membuat sedian jadinya, sampai dengan pelayanan kepada pasien.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI
No.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan. Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai merupakan salah satu
unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas
pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,
klinik dan toko obat agar dapat sampai ke tangan masyarakat. Apoteker sebagai
penanggung jawab di PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan
farmasi di PBF dimulai dari pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian
sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan (Kementerian Kesehatan RI, 2011b)
PBF PT.
Mensa Binasukses merupakan salah satu PBF cabang yang berbentuk Nasional di
Kota Makassar. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah
memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dan PBF Cabang
dapat menyalurkan obat dan bahan obat kepada instansi pemerintah yang dilakukan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Fokus utama dari PBF Mensa Binasukses adalah menjadi
penyedia sediaan obat jadi yang dibutuhkan oleh sarana pelayanan kefarmasian
serta dapat memberikan dan menerapkan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB).
Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya
untuk pemberian dukungan terhadap tenaga kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi
(PBF), maka Program Studi Diploma Tiga Farmasi STIKES NAni Hasanuddin Makassar
bekerja sama dengan PBF PT. Mensa Binasukses
dalam
menyelenggarakan Praktek Kerja Lapangan dari tanggal 01 februari-27 februari
2016. Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman calon
tenaga kefarmasian mengenai peranan apoteker di PBF, kegiatan rutin,
organisasi, manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF.
B.
Tujuan PKL
1. Sebagai
bahan perbandingan antara teori yang didapatkan dalam pendidikan dengan praktek
di lapangan
2. Memberikan
pengalaman belajar kepada mahasiswa selama melakukan praktek kerja lapangan
3. Memahami
perbekalan farmasi di PBF, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian, dan pelaporan.
4.
Memahami dasar-dasar
pendistribusian obat dan sediaan farmasi lainnya di PBF selaku
sebagai Tenaga Teknis Kefarmasian sehingga mampu berperan sebagai
mitra kerja tenaga kesehatan yang siap pakai.
5. Mampu memahami proses pengelolaan obat dan pendistribusian sesuai dengan
peraturan Perundang – Undangan dan etika yang berlaku dalam sistem
pelayanan kesehatan masyarakat.
6. Memahami
struktur organisasi yang ada di PBF Mensa Binasukses
C.
Manfaat
PKL
1.
Menambah ilmu pengetahuan
dalam hal mengelola obat, perbekalan farmasi dan pemasarannya.
2.
Dapat mengetahui secara
langsung tata laksana pendistribusian dan pengelolaan sediaan farmasi lainnya
di PBF yang sebelumnya hanya diketahui secara teoritis.
3.
Dapat membandingkan dan mengembangkan
teori yang sudah diterima di kampus dengan kenyataan yang ada di lapangan untuk
dijadikan sebagai pembelajaran.
4.
Dapat menerapkan secara
langsung perbekalan farmasi di PBF mulai dari perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian, dan pelaporan yang sesuai dengan undang-undang
yang berlaku.
BAB
II
TEORI UMUM
A.
Defenisi
PBF
Berdasarkan
Peraturan Menteri Kesehatan RI No.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang
Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat PBF tercantum bahwa PBF merupakan perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundangundangan. Selain mendistribusikan obat, PBF juga dapat
menyalurkan alat kesehatan. PBF yang akan melakukan usaha sebagai Penyalur alat
kesehatan (PAK) harus memiliki izin PAK.
Menurut
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor
51
tahun 2009,bahwa Pedagang Besar Farmasi adalah perusahan berbentuk badan hokum
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi
dalam jumlah yang besar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam
pelaksanaan kegiatannya, PBF harus mengacu kepada Cara Distribusi Obat yang
Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat
yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi / penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.
B.
Landasan Hukum PBF
PBF memiliki landasan hukum yang diatur
dalam :
1. Peraturan
Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar
Farmasi.
2. Peraturan
Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin
Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
3. Peraturan
Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
4. Undang-Undang
No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
5. Undang-Undang
No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.
C. Tugas
dan Fungsi PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF. Tugas dan fungsi PBF yaitu:
1. Menyelenggarakan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat
2.
PBF mempunyai fungsi sebagai tempat
pendidikan dan pelatihan.
D. Persyaratan
PBF
Suatu PBF baru dapat beroperasi setelah
mendapat surat izin. Selama PBF tersebut masih aktif melakukan kegiatan
pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan yang dilaksanakan di PBF tersebut wajib
berdasarkan kepada CDOB. Agar dapat beroperasi, PBF harus mempunyai lokasi dan
bangunan yang memenuhi persyaratan serta menyediakan perlengkapan yang
diperlukan dalam kegiatan distribusi.
1.
Tempat/Lokasi
Lokasi PBF dapat dipilih dengan
mempertimbangkan segi efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan penyaluran
obat ke sarana pelayanan kesehatan dan faktor-faktor lainnya.
2.
Bangunan (Badan Pengawas Obat dan
Makanan, 2012)
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan
yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang
tunggu, ruang penerimaan obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang
kerja apoteker, gudang obat jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF
dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang
memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik.
Bangunan harus
dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang baik
dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup
untuk memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik, serta area
penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua
kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman.
Area penerimaan,
penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung dari kondisi cuaca, dan
harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan peralatan yang memadai.
Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman hanya diberikan
kepada personil yang berwenang yakni dengan adanya sistem alarm dan kontrol
akses yang memadai.
Selain itu harus
disediakan area khusus, antara lain:
a) Harus
ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan lebih lanjut
mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang
ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kedaluwarsa dari obat
yang dapat disalurkan.
b) Harus
tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan penanganan dan
kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundangundangan (misalnya
narkotika).
c) Harus
tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung bahan radioaktif
dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko kebakaran atau ledakan
(misalnya gas bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan mudah menyala)
sesuai persyaratan keselamatan dan keamanan. Bangunan dan fasilitas penyimpanan
harus bersih, bebas dari sampah dan debu serta harus dirancang dan dilengkapi,
sehingga memberikan perlindungan terhadap masuknya serangga, hewan pengerat
atau hewan lain. Selain itu, ruang istirahat, toilet dan kantin untuk personil
harus terpisah dari area penyimpanan.
3. Perlengkapan
PBF
a) Suatu
PBF baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang memadai agar
dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang harus dimiliki
antara lain :
1) Peralatan
dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari pendingin
(kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, container untuk pengiriman
barang dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu penyimpanan rendah
2) Perlengkapan
administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian dan penyimpanan. Dokumen
tersebut seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko faktur, bilyet giro,
blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok obat, bukti penerimaan
pembayaran, form retur, blanko faktur pajak dan stempel PBF\
3) Buku-buku
dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundangundangan yang
berhubungan dengan kegiatan di PBF.
E. Apoteker
Penanggung jawab untuk PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
RI No.889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga
Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus
sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Apoteker yang
akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi persyaratan sebagai
berikut (Presiden Republik Indonesia, 2009a):
1.
Memiliki keahlian dan kewenangan.
2.
Menerapkan Standar Profesi.
3.
Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan
Standar Operasional.
4.
Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
5.
Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker
(STRA). Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh
Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun
dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi
persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan
(Presiden Republik Indonesia, 2009)
a.
Memiliki ijazah Apoteker.
b.
Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
c.
Mempunyai surat pemyataan telah
mengucapkan sumpah/janji Apoteker.
d.
Mempunyai surat keterangan sehat fisik
dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek.
e.
Membuat pemyataan akan mematuhi dan
melaksanakan ketentuan etika profesi
f.
Pas foto terbaru berwama ukuran 4 x 6 cm
sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.
Setelah
memenuhi persyaratan diatas, seorang Apoteker yang akan bekerja sebagai
Apoteker penanggungjawab di PBF wajib memiliki Surat Izin Kerja Apoteker
(SIKA). SIKA adalah surat izin praktek yang diberikan kepada Apoteker
untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi
atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1 (satu)
tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker mengajukan
permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan
kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling lama 20 (dua
puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan lengkap. Berkas-berkas
yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA yaitu:
a.
Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN.
b.
Surat pernyataan mempunyai tempat
praktik profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan
kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/penyaluran.
c.
Surat rekomendasi dari organisasi
profesi.
d.
Pas foto berwama ukuran 4 x 6 sebanyak 2
(dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar
Pencabutan SIKA oleh
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat dilakukan apabila:
a.
Atas permintaan yang bersangkutan.
b.
STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi.
c.
Yang bersangkutan tidak bekerja pada
tempat yang tercantum dalam surat izin
d.
Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi
persyaratan fisik dan mental untuk menjalankan pekerjaan kefarmasian
berdasarkan pembinaan dan pengawasan dan ditetapkan dengan surat keterangan
dokter.
e.
Melakukan pelanggaran disiplin tenaga
kefarmasian berdasarkan rekomendasi KFN.
f.
Melakukan pelanggaran hukum di bidang
kefarmasian yang dibuktikan dengan putusan pengadilan.
Menurut Pedoman Teknis
CDOB tahun 2012, tugas dan kewajiban apoteker di PBF adalah sebagai
berikut:
a.
Menyusun, memastikan dan mempertahankan
penerapan sistem manajemen mutu.
b.
Fokus pada pengelolaan kegiatan yang
menjadi kewenangannya serta menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
c.
Menyusun dan/atau menyetujui program
pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang
terkait dalam kegiatan distribusi.
d.
Mengkoordinasikan dan melakukan dengan
segera setiap kegiatan penarikan obat.
e.
Memastikan bahwa keluhan pelanggan
ditangani dengan efektif.
f.
Melakukan kualifikasi dan persetujuan
terhadap pemasok dan pelanggan.
g.
Meluluskan obat kembalian untuk
dikembalikan ke dalam stok obat yang memenuhi syarat jual.
h.
Turut serta dalam pembuatan perjanjian
antara pemberi kontrak dan penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung
jawab masing-masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau
transportasi obat.
i.
Memastikan inspeksi diri dilakukan
secara berkala sesuai program dan tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.
j.
Mendelegasikan tugasnya kepada
Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang telah mendapatkan persetujuan dari
instansi berwenang ketika sedang tidak berada di tempat dalam jangka waktu
tertentu dan menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang
dilakukan.
k.
Turut serta dalam setiap pengambilan
keputusan untuk mengkarantina atau memusnahkan obat.
F. Tata
Cara Perizinan PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
RI No.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki izin
dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan permohonan
kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan Formulir 1 (Lampiran
1). Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang selama
memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1. Berbadan
hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.
2. Memiliki
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
3. Memiliki
secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab.
4. Komisaris/dewan
pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat, baik langsung atau tidak
langsung dalam pelanggaran peraturan perundangundangan di bidang farmasi.
5. Menguasai
bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan
dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi PBF.
6. Menguasai
gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu
serta keamanan obat yang disimpan.
7. Memiliki
ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB.
Permohonan harus
ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon penanggung jawab disertai
dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:
1. Fotokopi
Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua.
2. Susunan
direksi/pengurus.
3. Pernyataan
komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat pelanggaran
peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.
4. Akta
pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.
5. Surat
Tanda Daftar Perusahaan.
6. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.
7. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.
8. Surat
bukti penguasaan bangunan dan gudang.
9. Peta
lokasi dan denah bangunan.
10. Surat
pemyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
11. Fotokopi
Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
Berikut ini merupakan
alur dari pengajuan izin PBF, yaitu:
1. Paling
lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
melakukan verifikasi kelengkapan administratif.
2. Paling
lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit
pemenuhan persyaratan CDOB.
3. Paling
lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi kelengkapan administratif, Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi mengeluarkan rekomendasi
pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal dengan tembusan
kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan menggunakan Formulir 2 (Lampiran 2).
4. Paling
lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi persyaratan CDOB, Kepala Balai POM
mengeluarkan rekomendasi hasil analisis
pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada
Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan pemohon dengan menggunakan Formulir 3
(Lampiran 3).
5. Paling
lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi serta persyaratan lainnya yang ditetapkan,
Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan menggunakan Formulir 4 .
6. Dalam
hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (c), (d), (e) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat
membuat surat pernyataan siap melakukan
kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dengan menggunakan
Formulir 5.
7. Paling
lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pemyataan sebagaimana
dimaksud pada poin (f), Direktur Jen deral menerbitkan izin PBF dengan tembusan
kepada Kepala Badan, Kepala Di nas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dan Kepal a Balai POM.
G. Pencabutan
Izin PBF (Kementerian Kesehata n RI, 2011a)
Izin PBF dinyatakan tidak berlaku
apabila masa berla kunya habis dan tidak diperpanjang; dikenai sanksi berupa
penghentian sementara kegiatan; izin PBF
dicabut.
H. Gudang
PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Gudang dan kantor PBF dapat berada pada
lokasi yang terpisah dengan syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan
intern oleh direksi atau pengurus dan penanggung jawab. Apabila gudang dan
kantor PBF berada dalam lokasi yang terpisah maka pada gudang tersebut harus
memiliki apoteker. PBF dapat melakukan penambahan gudang atau perubahan gudang
dimana setiap penambahan atau perubahan gudang PBF tersebut harus memperoleh persetujuan
dari Direktur Jenderal dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Pada akhirnya,
gudang tambahan hanya melakukan kegiatan penyimpanan dan penyaluran sebagai
bagian dari PBF.
Menurut Menteri Kesehatan Republik
Indonesia nomor 1148 tahun 2011 syarat gudang PBF yaitu:
1. Menguasai
bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan
tugas dan fungsi PBF.
2. Menguasai
gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu
serta keamanan obat yang disimpan; dan g.
3. Memiliki
ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB.
4. Memiliki
gudang khusus tempat penyimpanan bahan obat yang terpisah dari ruangan lain.
Selain itu,
syarat-syarat lain gudang penyimpanan yaitu:
1. Memiliki
falet sebagai tempat meletakkan barang, hal ini bertujuan untuk menghindari
agar barang tidak langsung diletakkan di lantai dan menghindari kerusakan
produk, seperti lembab, adanya serangga, dan lain-lain.
2. Suhu
penyimpanan barang dibedakan menjadi 3 yaitu suhu kamar (25-30oC),
suhu sejuk (15-25oC) dan suhu dingin (2-8oC). serta
dilakukan pengontrolan suhu setiap jam 08.30, 12.00, dan 15.00.
Permohonan penambahan gudang PBF
diajukan secara tertulis kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan :
1.
Alamat kantor PBF pusat.
2.
Alamat gudang pusat dan gudang tambahan.
3.
Nama apoteker penanggung jawab pusat.
4.
Nama apoteker penanggung jawab gudang
tambahan.
Permohonan penambahan
gudang tersebut ditandatangani oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan
persyaratan sebagai berikut :
1.
Fotokopi izin PBF.
2.
Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker
calon penanggung jawab gudang tambahan.
3.
Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh
apoteker penanggung jawab.
4.
Surat bukti penguasaan bangunan dan
gudang.
5.
Peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.
Sedangkan untuk
permohonan perubahan gudang PBF ditandatangani oleh direktur/ketua dan
dilengkapi dengan fotokopi izin PBF serta peta lokasi dan denah bangunan
gudang. Permohonan perubahan gudang tersebut diajukan secara tertulis
kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan alamat kantor PBF pusat; alamat
gudang; nama apoteker penanggung jawab.
I. Penyelenggaraan
PBF
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI
No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF tercantum bahwa PBF hanya dapat mengadakan,
menyimpan dan menyalurkan obat yang memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan
oleh Menteri. Untuk pengadaan obat di PBF, PBF hanya dapat melaksanakan
pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF. Setiap PBF harus
memiliki apoteker penanggung jawab yang telah memiliki izin yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran
obat. Namun, dilarang merangkap jabatan sebagai direksi atau pengurus PBF.
Setiap pergantian apoteker penanggung jawab, direksi atau pengurus PBF wajib melaporkan
kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya
dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja. PBF dalam menyelenggarakan pengadaan,
penyimpanan, dan penyaluran obat wajib menerapkan Pedoman Teknis CDOB. PBF yang
telah menerapkan CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan. Setiap
PBF wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di
tempat usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB. Dokumentasi tersebut dapat dilakukan
secara elektronik dan setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas yang
berwenang (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
J.
Alur Pendistribusian Perbekalan Farmasi
PBF dalam menyelenggarakan
pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat wajib menerapkan Pedoman Teknis
CDOB. Pabrik Farmasi dapat menyalurkan
hasil produksinya langsung ke PBF, Apotik, Toko Obat dan saran pelayanan
kesehatan lainnya. (Permenkes 918/Menkes/Per/X/1993).
Apotek
dilarang membeli atau menerima bahan baku obat selain dari PBF Penyalur Bahan
Baku Obat PT. Kimia Farma dan PBF yang akan ditetapkan kemudian. (Permenkes
287/Menkes/SK/XI/76 tentang Pengimporan, penyimpanan dan penyaluran bahan baku
obat).
a.
Sistem Distribusi
Obat yang ideal
 |
Cara
distribusi Obat yang Baik (CDOB) yaitu memastikan bahwa kualitas produk yang
dicapai melalui CDOB dipertahankan sepanjang jalur distribusi.
Aspek-aspek CDOB
1. Personalia
2. Dokumentasi
3. Pengadaan
dan Penyaluran
4. Penyimpanan
5. Penarikan
kembali
PBF hanya dapat
menyalurkan obat kepada PBF lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi
rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat (selain obat keras). Dalam
pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa ketentuan,
yakni meliputi penyaluran obat, narkotika dan psikotropika (Kementerian
Kesehatan RI, 2011a).
a. Penyaluran
Obat
Untuk
memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat kepada instansi
pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Namun, PBF tidak dapat menyalurkan obat keras kepada toko obat (Kementerian
Kesehatan RI, 2011a). PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras
berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau
apoteker penanggung jawab (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
b. Penyaluran
Narkotika
Setiap
PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran narkotika wajib
memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundangundangan (Kementerian
Kesehatan RI, 2011a).
c. Obat
psikotropika
Psikotropika adalah zat atau obat, baik
alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui
pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada
aktivitas mental dan prilaku.
Berdasarkan
Undang-Undang RI No. 5 tahun 1997, psikotropika adalah zat/obat baik alamiah
maupun sintesis bukan narkotika, berkhasiat psikoatif melalui pengaruh selektif
pada susunan syaraf pusat, menyebabkan perubahan khas pada mental perilaku. (Adi Darmansyah, 2010)
1) Klasifikasi
psikotropika
Ruang lingkup pengaturan dibidang
psikotropika dalam undang-undang ini adalah kegiatan yang berhubungan dengan
psikotropika yang mempunyai potensi mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Psikotropika yang mempunyai potensi mengakibatkan sindrom ketergantungan
penggolongan psikotropika digolongkan menjadi :
a) Psikotropika
Golongan I
b) Psikotropika
Golongan II
c) Psikotropika
Golongan III
d) Psikotropika
Golongan IV
Psikotropika
golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu
pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat
mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Psikotropika
golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan
dalam terapi dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi
kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Psikotropika
golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak
digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai
potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Psikotropika
golongan IV adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas
digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai
potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Sekalipun
pengaturan dalam Undang-undang ini hanya meliputi psikotropika golongan I,
psikotropika golongan II, psikotropika golongan III, dan psikotropika golongan
IV, masih terdapat psikotropika lainnya yang tidak mempunyai potensi
mengakibatkan sindroma ketergantungan, tetapi digolongkan sebagai obat keras.
Oleh karena itu, pengaturan, pembinaan, dan pengawasannya tunduk kepada
peraturan perundang-undangan yang berlaku dibidang obat keras.
2) Jalur
Distribusi Psikotropika
Psikotropika yang berupa obat hanya
dapat diedarkan setelah terdaftar pada departemen yang bertanggung jawab di
bidang kesehatan. Penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran
hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat,pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah. Penyaluran psikotropika hanya dapat dilakukan oleh :
hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat,pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah. Penyaluran psikotropika hanya dapat dilakukan oleh :
a) Pabrik
obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi
Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan.
b) Pedagang
besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lainnya, apotek, sarana penyimpanan
sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau
lembaga pendidikan.
c) Sarana
penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah kepada rumah sakit Pemerintah, puskesmas
dan balai pengobatan Pemerintah.
Psikotropika golongan I hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan guna kepentingan ilmu pengetahuan.
Psikotropika golongan I hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan guna kepentingan ilmu pengetahuan.
Psikotropika
yang digunakan untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan oleh
pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau
lembaga pendidikan atau diimpor secara langsung oleh lembaga penelitian
dan/atau lembaga pendidikan yang bersangkutan. Penyerahan psikotropika dalam
rangka peredaran hanya dapat dilakukan oleh apotek, rumah sakit, Puskesmas,
balai pengobatan, dan dokter. Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat
dilakukan kepada apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan,
dokter dan kepada pengguna/pasien. Penyerahan psikotropika oleh rumah sakit,
balai pengobatan, puskesmas hanya dapat dilakukan kepada pengguna/ pasien.
Penyerahan psikotropika oleh apotek, rumah sakit, puskesmas dan balai
pengobatan, puskesmas dilaksanakan berdasarkan resep dokter. Penyerahan
psikotropika oleh dokter dilaksanakan dalam hal : menjalankan praktik terapi
dan diberikan melalui suntikan, menolong orang sakit dalam keadaan darurat,
menjalankan tugas di daerah terpencil yang tidak ada apotek. Psikotropika yang
diserahkan dokter hanya dapat diperoleh dari apotek. (Kusumadewi,
2011)
3) Pelaporan
Penggunaan Psikotropika
Pabrik obat, pedagang besar farmasi,
sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesma,
balai pengobatan, dokter, lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan, wajib
membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan masing-masing yang berhubungan
dengan psikotropika. Pabrik obat, pedagang besar farmasi, apotek, rumah sakit,
puskesmas, lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan wajib melaporkan
catatan kepada menteri secara berkala.
Sanksi Terhadap Pelanggaran UU Psikotropika
Barangsiapa :
Sanksi Terhadap Pelanggaran UU Psikotropika
Barangsiapa :
a) menggunakan
psikotropika golongan I selain dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2); atau
b) memproduksi
dan/atau menggunakan dalam proses produksi psikotropika golongan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6; atau
c) mengedarkan
psikotropika golongan I tidak memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 12 ayat (3); atau
d) mengimpor
psikotropika golongan I selain untuk kepentingan ilmu pengetahuan; atau
e) secara
tanpa hak memiliki, menyimpan dan/atau membawa psikotropika golongan I;
dipidana dengan pidana penjara paling singkat 4 (empat) tahun, paling lama 15
(lima belas) tahun dan pidana denda paling sedikit Rp. 150.000.000,00 (seratus
lima puluh juta rupiah), dan paling banyak Rp.750.000.000,00 (tujuh ratus lima
puluh juta rupiah).
f) Jika
tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara terorganisasi
dipidana dengan pidana mati atau pidana penjara seumur hidup atau pidana
penjara selama 20 (dua puluh) tahun dan pidana denda sebesar Rp. 750.000.000,00
(tujuh ratus lima puluh juta rupiah).
g) Jika
tindak pidana dalam pasal ini dilakukan korporasi, maka disamping dipidananya
pelaku tindak pidana, kepada korporasi dikenakan denda sebesar Rp.
5.000.000.000,00 (lima milyar rupiah).
K.
Pelaporan Kegiatan PBF (Kementerian
Kesehatan RI, 2011a)
Setiap PBF wajib menyampaikan laporan
kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi
kegiatan penerimaan dan penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai
POM. Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib menyampaikan
laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Selain itu,
laporan tersebut dapat setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas yang
berwenang.
L. Larangan
PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Dalam melaksanakan kegiatannya, terdapat
beberapa hal yang dilarang untuk dilakukan di PBF, yakni: setiap PBF dilarang
menjual obat secara eceran; setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani
resep dokter.
M. Sistem Pengadaan di PBF
Faktor-faktor pembelian Barang yang
masuk ke PBF dapat berasal dari pembelian kontan atau kredit. Faktor yang harus
diperhatikan pada pembelian obat, yaitu kondisi keuangan, waktu pembelian,
jarak PBF dengan pemasok, frekuensi dan volume pembelian, jenis barang yang
akan dibeli, tanggal daluarsa, Dalam siklus penyaluran obat di PBF, pembelian
merupakan tahap awal dalam siklus ini. Pengontrolan volume pembelian penting
dilakukan karena semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order.
Hal ini berdampak pada biaya pemesanan meningkat dan meningkatnya beban
pekerjaan untuk penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang yang datang.
Sebaliknya jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian,
namun akan mengakibatkan besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan
yang besar, meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa
dan tentu saja membutuhkan modal yang besar.
1. Fungsi
persediaan
Beberapa fungsi persediaan di PBF,
yaitu:
a. Menghilangkan
resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang dibutuhkan).
b. Menghilangkan
resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus dikembalikan.
c. Menghilangkan
resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).
d. Menyimpan
barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi untuk sementara.
e. Mendapatkan
keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.
f. Memberikan
pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
g. Mengantisipasi
kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.
2. Pengendalian
Persediaan
Pengendalian persediaan obat merupakan
salah satu upaya untuk mencapai pengadaan obat yang efektif. Menurut Calhoun
dan Campbell (1985), pengendalian persediaan obat bertujuan untuk mengontrol
arus biaya pengadaan obat dan menjamin ketersediaan obat secara tepat waktu.
Parameter yang terdapat dalam pengendalian persediaan terdiri dari (Quick,
1997):
a. Konsumsi
rata-rata
Konsumsi
rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang
diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang menentukan
berapa banyak stok barang yang harus dipesan.
b. Lead
Time (Waktu Tunggu)
Waktu
tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan
penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini
berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada
waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak pembeli, jumlah pesanan,
dan kondisi pemasok.
c. Safety
stock (Stok Pengaman)
Stok
pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk menghindari
kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan untuk
mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan
tertentu yang mengakibatkan perubahan pada permintaan misalnya karena adanya
wabah penyakit.
BAB III
TINJAUAN
UMUM
A.
Sejarah
PT Mensa Binasukses (MBS)
Mensa Binasukses awalnya dikenal sebagai
Masa Bhakti Surya (MBS). Perusahaan ini didirikan pada tahun 1973. Ini dimulai
dari 4 (empat) kantor cabang dan terlibat dalam distribusi bahan baku farmasi
dan barang jadi. Pada tahun 1985, Masa Bhakti Surya diakuisisi dan menjadi
salah satu perusahaan utama dalam Mensa Group. Pada tahun 1993 namanya diubah
menjadi Mensa Binasukses untuk mencerminkan hubungan dengan Mensa Group. Dengan
perubahan nama, awal, MBS, masih dipertahankan.
Saat ini MBS merupakan pesusahaan
distribusi farmasi , alat kesehatan terbesar dan kelompok konsumen distributor
peringkat dalam sepuluh distributor farmasi nasional atas dan telah mendapatkan
kepercayaan dari prinsipal multinasional dan nasional.
Komitmen PT. Mensa Binasukses sebagai perusahaan
distribusi menyediakan distribusi dan solusi untuk produk kesehatan melalui
seluruh cabang kami dengan baik Distribution Practice Standard.
B.
Visi
dan Misi PT. Mensa Binasukses
1. Visi
Menjadi mitra
pilihan yang terpercaya sebagai penyedia jasa distribusi untuk produk farmasi,
alat kesehatan, dan produk konsumer kesehatan.
2. Misi
Memastikan mitra
pilihan yang handal secara berkesinambungan melalui kerja sama yang saling
menguntungkan dengan mitra dalam jalur distribusi.
C.
Nilai-nilai
Mensa Binasukses
1. Selalu
menjunjung tinggi setiap komitmen
2. Mengutamakan
keseimbangan hubungan usaha dan hubungan jangka panjang
3. Menumbuh
kembangkan upaya-upaya inovatif
4. Berusaha
mencapai yang terbaik
5. Mengusahakan
perbaikan yang berkesinambungan
D.
Kegiatan
Perusahaan
Pengadan barang PT. Mensa Binasukses cabang makassar,
sudah diatur dari pusat PT. Mensa Binasukses, yang berada pusat yang
berada di Jakarta. Pengiriman barang ke PT.Mensa Binasukses, di kota Makassar
tergantung permintaan, tidak mesti awal bulan atau akhir bulan. Semua kegiatan
diperusahaan bisa dipantau melalui computer yang telah online. Apabila barang
meningkat dari konsumen sedangkan stok kurang maka untuk mengantisipasi supaya
cukup perusahaan bisa melakukan pesanan tambahan.
Pada penerimaan barang diterima oleh penanggung jawab
gudang dan pada waktu menerima barang surat pengantar barang dan atau faktur
barang. Apabila tidak ada surat pengantar barang maka penanggung jawab gudang
tidak akan menerima barang yang dikirim tersebut, dan juga pada waktu penerimaan
barang perlu dicocokkan antara faktur dengan fisik barang juga perlu dicek
kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah, dan sebagainya. Barang langsung masuk
gudang.
Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai
dengan surat barang yang disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan
jumlah barang, setelah sampai di cabang fisik barang dicocokkan dengan ship
list. Pemeriksaan dilakukan terhadap barang yang diterima antara lain:
1. Nama barang
/ obat dan jumlahnya
2. Spesifikasi
dari barang / obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak, misalnya:
a. Pabrik yang
memproduksi
b. Bentuk dan
kemasan
c. Penandaan
pada kemasan dan sebagainya
d. Mutu /
kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kadaluarsa (ED)
3. Sertifikat
yang diminta dalam kontrak, termasuk hasil uji mutu yang dipersyaratkan
4. Tanggal
penerimaan
5. Pada
pemeriksaan barang / obat-obatan tersebut harus diperhatikan sifat-sifatnya,
baik fisika dan kimia serta persyaratan penyimpanannya, agar tidak ada barang /
obat-obatan yang rusak selama proses pemeriksaan dan penerimaan.
Setiap barang yang masuk atau datang
dari pusat langsung dicatat dikartu stok dan langsung dientry kedalam computer.
E. Pendistribusian Obat dan Alkes
Barang keluar merupakan permintaan orderan
dari cabang lain, ke Rumah Sakit, Apotek, Toko-toko, dan Mini Market.
Cara pendistribusian barang di PT. Mensa Binasukses, antara lain:
1.
Pendistribusian secara umum
a.
Outlet bisa memesan barang langsung melalui via
telephone kepada ECC
b.
Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk
melakukan orderan, lalu salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC
melalui PDA yang telah diprogam pada handphone salesman. Pemesanan
barang-barang PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika
harus menggunakan Surat Pesanan khusus
c.
Lalu bagian ECC mengentry orderan di komputer, hasil
entrynya berupa Surat Orderan (SO)
d.
Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara
otomatis data pesanan yang telah di entry oleh ECC akan langsung ke gudang
e.
Apabila pending, ditanda tangani supervisor baru
dibawa ke ABM/KSA kemudian kebagian Aproved. Apabila order langsung ditanda
tangani DSS ETH baru kebagian Aproved.
f.
Data proses mengimput SO (sales Order) untuk
sampai ke gudang secara otomatis
g.
Dan komputer memproses secara otomatis tentang
ketersediaan barang. Jika barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan
Tidak Terpenuhi yaitu surat yang dikeluarkan jika barangnya yang diminta sedang
habis atau stok sedang kosong.
h.
Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai
digudang terdiri dari 2 lampir.
i.
Dilakukan picking barang oleh picker
j.
Setelah picker selesai melakukan picking barang
diletakkan di masing-masing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan
diselipkan copy picklist untuk proses pengecekan barang
k.
Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk
difakturkan dan ditanda tangani oleh apoteker
l.
Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no
batch, kadar, jumlah barang, dan outlet yang dituju.
2.
Pendistribusian Secara Khusus
Diutamakan terhadap produk-produk
yang memerlukan suhu dibawah suhu kamar, biasanya pengantaran untuk
produk-produk tersebut membutuhkan alat pendingin sejenis “stereoform” dengan
menambahkan es gell/dryes yang akan mempertahankan suhu pada produk tersebut
dalam batas waktu tidak lebih dari 2 jam pengantaran.
3.
Pendistribusian kanvas
Orderan dilakukan melalui salesman
yang keluar kota dengan menggunakan mobil box. Adapun tata cara pendistribusian
kanvas antara lain:
1)
Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana
kanvas yaitu beberapa banyak barang yang akan dibawa
2)
Jika ada pemesanan diluar kota maka salesman memfax ke
Enseval cabang untuk pengiriman barang
3)
Biasanya barang-barang didistribusikan oleh kanvas
adalah barang-barang kosmetik, makanan dan minuman
4)
Kanvas dimulai hari senin dan kembali hari jum’at
sore.
F.
Pengadaan
Obat
1. Perencanaan
Perencanaan
kebutuhan obat di PBF Mensa Binasukses cabang Makassar memakai sistem droping
dari sistem pusat, yang ada di Jakarta.Stok barang-barang / obat-obat yang
dipesan untuk digunakan sampai masa ED nya habis. Barang atau obat yang dipesan
biasanya dikirim melalui jalur laut dan udara. Apabila barang / obat yang
dipesan.Barang / obat yang telah dipesanakan disalurkan ke apotek, rumah sakit,
dan lain-lain.Obat-obat yang masuk / yang datang harus dibukukan dalam buku
khusus gudang.
2. Pengadaan
PBF Mensa
Binasukses mengadakan kebutuhan obat dari MBS pusat. Stok barang yang diadakan
di PBF, sekali pengadaan tergantung kebutuhan obat yang dibutuhkan, dan PBF MBS
tidak memesan dari PBF luar karena barang atau obat dipesan dari MBS pusat
Untuk
pengadaan psikotropika dan prekusor didatangkan dari pusat dengan surat pesanan
khusus yang kirim oleh apoteker penanggung jawab PBF cabang, kemudian akan
diproses dan siap dikirimkan sesuai dengan pesanan melalui ekspedisi.
Pemesanan tentunya terdapat batasan pemesanan tertentu yang harus ditaati,
sehingga pemesanan tidak boleh berlebihan hanya sesuai kepentingan. Untuk
pelayanan pengadaan sediaan psikotropika harus dari surat pesanan (SP) asli
dilengkapi dengan tanda tangan direktur perusahaan atau kepala cabang dan
apoteker, stempel perusahaan yang bersangkutan serta dengan syarat-syarat
kelengkapan lainnya.
3. Penerimaan
Obat-obatan
di PBF Mensa Binasukses diterima dari pusat / Depo Central.Barang yang diterima
rutin dikirim melalui tim ekspedisi untuk tiap pesanan.
Penerimaan
barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Gudang. Penerimaan
barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini
tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu
produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
a.
Bukti Pesanan Barang dari
Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)
b.
Bukti Tanda Barang diterima
( untuk penagihan )
c.
Cek Bukti Pemesanan dengan fisik
barang
d.
Cek Expired Date dan kondisi
barang ke penyimpanan.
Barang-barang / obat-obat yang masuk dicatat dalam pembukuan Gudang
kemudian dilakukan pengeditan di komputer.
4.
Penyimpanan
Setelah
barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan barang / obat
di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu tertentu sesuai jenis
obatnya.Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu tertentu, adapula obat
yang disimpan pada suhu normal.Pengaturan suhu dilakukan dengan tujuan agar
obat yang disimpan digudang, pada saat dilakukan pengepakan obat dalam keadaan
baik atau bagus. Suhu yang tidak sesuai akan merusak obat. Misalnya saja pada
tablet salut gula, apabila tablet salut gula disimpan pada suhu yang panas,
maka obat tersebut dapat meleleh dan tidak dapat digunakan sehingga harus
disimpan pada suhu yang sejuk.Selain itu obat yang harus disimpan pada suhu
yang dingin adalah vaksin, injeksi dan supositoria.Vaksin harus disimpan pada
kulkas, tetapi suhunya harus diatur sesuai ketetapan suhunya (suhu kamar),
dengan menyesuaikan sediaan dengan ketentuan suhunya sehingga kualitas dari
sediaan dapat terjaga.
Penyimpanan
injeksi selain vaksin, dapat disimpan seperti obat biasa lainnya, yakni pada
suhu normal.
a.
Dinding dibuat dari tembok
dan hanya mempunyai satu pintu dengan dua buah kunci yang kuat dengan merek
yang berlainan.
b.
Langit-langit dan jendela
dilengkapi dengan jeruji besi.
c.
Dilengkapi dengan lemari
besi yang beratnya tidak kurang dari 150 kg dan mempunyai kunci yang kuat.
d.
Gudang dan lemari tidak
boleh untuk menyimpan barang lain kecuali ditentukan lain oleh Menteri.
BAB
III
PEMBAHASAN
Pedagang
Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan atau
bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Praktek
kerja lapangan kali ini, dilakukan di Pedagang Besar Farmasi PT.Mensa Binasukses
dimana PBF ini merupakan salah satu PBF cabang yang berbentuk Nasional di Kota
Makassar. PBF Cabang
adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dan PBF
Cabang dapat menyalurkan obat dan bahan obat kepada instansi pemerintah yang
dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Fokus utama dari PBF Mensa
Binasukses adalah menjadi penyedia sediaan obat jadi yang dibutuhkan oleh
sarana pelayanan kefarmasian serta dapat memberikan dan menerapkan Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB).
Waktu operasional di PBF ini
adalah dari hari Senin hingga Jumat yang berlangsung pada pukul 08.00-16.00
WITA. Selain itu, pada hari Sabtu kegiatan operasional juga tetap ada, yaitu berlangsung
pada pukul 08.00-14.00 WITA.
Kegiatan usaha PBF Mensa Binasukses
bertempat di suatu bangunan dengan satu lantai. Komponen penting yang harus
dimiliki dan merupakan salah satu syarat utama bagi PBF adalah gudang
penyimpanan yang dapat menjamin perlindungan terhadap obat dan komoditi lain
yang terdapat di PBF tersebut. Sesuai dengan persyaratan dalam Pedoman Teknis
CDOB, PBF Mensa Binasukses memiliki
gudang untuk penyimpanan obat, yang letaknya bersampingan dengan ruangan
manajemen. Gudang penyimpanan obat di lantai satu dilengkapi dengan pintu masuk
yang hanya dapat dilewati pegawai di PBF Mensa Binasukses.
Perlengkapan yang tersedia di dalam gudang obat,
antara lain rak-rak besar
untuk
penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, rak-rak kecil untuk penyimpanan
sediaan obat cair, chiller untuk penyimpanan sediaan obat dengan suhu 2-8oC
dan termometer sebagai alat pengendali
suhu di dalam gudang. Di dalam gudang, terdapat ruangan-ruangan khusus seperti
ruangan psikotropik & prekursor, ruangan kosmetik, serta ruangan yang
memiliki suhu khusus.
Lingkungan di dalam gudang disesuaikan dengan suhu
yang dibutuhkan untuk penyimpanan obat. Pengaturan suhu ruang gudang dilakukan
dengan penggunaan air conditioner (AC) yang selalu hidup selama 24 jam
setiap harinya. Suhu di gudang obat jadi diatur agar selalu berada pada suhu
antara 15-25oC sesuai dengan ketentuan suhu penyimpanan dalam
Pedoman CDOB. Untuk memantau kondisi suhu penyimpanan, di dalam ruangan gudang ditempatkan
termometer, sehingga pengecekan kesesuaian suhu gudang dapat dilakukan dengan
mudah setiap saat. Dan thermometer ditempatkan di dalam chiller untuk memantau
kondisi suhu penyimpanan. Tujuan penggunaan termometer adalah untuk memastikan
keakuratan suhu dari chiller tersebut.
Kondisi gudang terlihat bersih. Kemungkinan masuknya
debu ke dalam gudang dapat diminimalisir dengan hanya terdapatnya satu pintu
sebagai jalan keluar masuk udara dari dan ke dalam gudang. Selain itu, untuk
menjaga kebersihan gudang, kegiatan pembersihan juga dilakukan setiap harinya
oleh staf di bagian gudang sesuai dengan standar prosedur yang telah tersedia.
Prosedur pembersihan minimal yang harus dilakukan setiap hari adalah menyapu
dan mengepel gudang penyimpanan.
Kegiatan utama dari PBF Mensa Binasukses, antara
lain berupa kegiatan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat kepada
pelanggan, serta pelaporan. Pelaksanaan kegiatan operasional tersebut
memerlukan manajemen yang baik agar proses pendistribusian maupun pengadaan
produk berjalan dengan baik dan pada akhirnya dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Pengelolaan produk di PBF Mensa Binasukses sedapat mungkin dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan pada Pedoman CDOB.
Sistem pengadaan yang dilakukan oleh PBF PT.Mensa
BinaSukses yaitu bersumber dari PBF pusat. Untuk pengadaan obat reguler, dengan
cara melakukan pemesanan melalui PBF pusat, kemudian PBF pusat memverifikasi
permintaan tersebut, setelah melakukan verifikasi, PBF pusat mengirimkan barang yang telah dipesan bersama
dengan Surat Pengiriman Barang (SPB), lalu PBF cabang melakukan penerimaan sesuai
dengan dokumen.
Khusus untuk psikotropik dan precursor, PBF cabang
harus membuat surat pesanan, kemudian surat pesanan tersebut dikirim ke PBF
pusat (surat pesanan asli) dan diterima oleh Apoteker penanggung jawab untuk
diperifikasi. Setelah PBF Pusat melakukan perifikasi, barang dikirim beserta
dengan Surat Pengiriman Barang (SPB) atau yang biasa juga disebut dengan
Delivery Not (DN), kemudian, PBF Cabang melakukan penerimaan sesuai dengan
dokumen. Setelah melakukan penerimaan obat atau alat kesehatan
yang telah memenuhi syarat dan sesuai dengan spesifikasi maka barang di simpan
ke gudang dengan melaksanakan Cara Distribusi Obat yang Baik. Di gudang juga
dilengkapi dengan monitoring suhu yang harus dicatat, Suhu ini akan dapat
bermasalah jika suhu tidak sesuai dengan obat atau barang karena
ini akan dapat mempengaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan yang
suhunya telah ditetapkan, terutama barang ethical.
Waktu penyimpanan barang/obat hendaklah diperhatikan
petunjuk-petunjuk/syarat-syarat yang telah ditetapkan untuk menyimpan
barang/obat tersebut, agar tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang
benar.Sistem
penyimpanan di PBF PT.Mensa Binasukses yaitu
berdasarkan golongan, berdasarkan principal, berdasarkan alphabet,
berdasarkan fifo dan fefo, dan berdasarkan kategori produk. Berdasarkan suhu
penyimpanan dibedakan menjadi 3 yaitu, suhu kamar <30oC, suhu
sejuk range antara 15-25oC, suhu dingin range antara 2-8 oC.
Alur pendistribusian di PBF Mensa Binasukses yaitu,
pelanggan mengorder barang (via telepon, fax, email, e-katalog, dan sales man),
selanjutnya dientry ole Costumer Service (CS). Khusus obat psikotropik dan
precursor harus memiliki surat pesanan atau SP yang diverifikasi oleh Apoteker
penanggung jawab. Selanjutnya barang yang telah dientri oleh CS, dilakukan
rilisan di credit control bagi pelanggan yang memiliki piutang. Hal ini
bertujuan untuk mengecek apakah pelanggan memiliki piutang yang jatuh tempo
atau tidak. Jika tidak terjadi masalah, maka pemesanan dapat difakturkan. Setelah
rilisan di credit control, maka faktur di cetak oleh admin. Ada 5 warna faktur
yaitu merah untuk administrasi, kuning untuk gudang, putih adalah faktur asli
yang diberikan kepada pelanggan jika telah melakukan pelunasan terhadap barang
yang dipesan, biru untuk faktur administrasi bahwa barang telah diantarakan,
dan hijau untuk pegangan pelanggan. Setelah faktur dicetak, faktur kuning
diserahkan ke gudang dan pihat gudang menyiapkan barang. Untuk psikotropika dan
precursor faktur diberikan kepada apoteker penanggungjawab untuk mengambil
barang. Setelah barang disiapkan oleh pihak gudang, selanjutnya dibawa ke
checker disertai dengan faktur yang berwarna kuning. Pada saat barang telah di
verifikasi di checker, terjadi serah terima antara pihak checker dengan pihak
ekspedisi, checker menyerahkan barang dan di verifikasi kembali oleh ekspedisi
untuk mencocokkan antara barang dengan pesanan yang ada di faktur. Selanjutnya pihak ekspedisi mengemas barang
dan barang siap diantarkan sesuai dengan pelanggan. Pada saat barang telah tiba
dipelanggan, dilakukan pengecekan kembali. Mencocokkan faktur dengan barang.
Dan apa bila telah sesuai, maka faktur putih, hijau, dan biru akan
ditandatangani serta distempel. Jika pembayaran lunas, maka dapat diberikan
faktur asli yaitu berwarna putih. Faktur biru akan dibawa kembali sebagai bukti
bahwa barang telah diterima. Dan faktur hijau akan dipegang oleh pelanggan.
Sistem pendistribusian PBF
PT.Mensa Binasukses yaitu disalurkan ke Instansi Pemerintah (dinkes), Instalasi
farmasi Rumah Sakit, Apotek, Klinik Kesehatan, Toko Obat, Modern Market dan ada
juga disalurkan ke beberapa toko cosmetic, serta penyaluran barang keluar
Provinsi.
Pelaporan yang dilakukan oleh PBF
PT.Mensa Binasukses ada tiga laporan, yaitu pelaporan psikotropik dan precursor
dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali ke Balai Pengawas Obat dan Makanan
(BPOM), pelaporan dinamika (all produk) dilakukan setiap 3 bulan sekali ke
Dines Kesehatan setempat dan pelaporan alat alat kesehatan dilakukan setiap 1 tahun
sekali ke Dinas Kesehatan setempat.
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Setelah melakukan PKL selama 2 minggu,
kami dapat menyimpulkan bahwa:
1. PBF
PT. Mensa Binasukses adalah salah satu PBF Nasional yang merupakan PBF Mensa
Binasukses cabang Makassar. Dimana salah satu perusahaan berbadan hukum yang
diberikan izin untuk melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran barang
kefarmasian dalam jumlah yang besar.
2. PBF
PT. Mensa Binasukses, memiliki dua orang Apoteker penanggung jawab. Satu
Apoteker penanggujawab untuk obat regular, dan satu orang Apoteker
penanggungjawab khusus psikotropika dan precursor.
3. PBF
PT. Mensa Binasukses telah melakukan kegiatan yang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku serta telah menerapkan Cara Distribusi Obat yang Baik. Hal ini dapat
kami buktikan dalam 2 minggu melakukan praktek di PBF Mensa Binasukses.
B.
Saran
1. Saran
kepada institusi
a. Diharapkan
agar kedepannya, waktu PKL lebih lama agar lebih mengetahui perbekalan farmasi
di PBF.
b. Pembimbing
PKL agar lebih giat untuk mengontrol mahasiswa selama PKL berlangsung dan
memberikan bimbingan untuk kemajuan mahasiswa.
2. Saran
kepada PBF Mensa Binasukses
a. Diharapkan
agar lebih melengkapi sarana dan prasarana PBF
b. Diharapkan
untuk lebih bekerjasama dengan baik dan menerapkan CDOB yang lebih maksimal,
agar terciptanya PBF Mensa Binasukses yang lebih baik dan maju.
c. Kurangnya
tenaga farmasi di PBF, diharapkan lebih menerima pegawai lulusan farmasi,
khususnya dibagian gudang.
DAFTAR
PUSTAKA
Badan
Pengawas Obat dan Makanan, (2012). Peraturan
Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. No. HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012
tentang Pedoman Teknis Cara distribusi Obat Yang Baik. Jakarta: Kepala
Badan Pengawas Obat dan Makanan RI.
Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 Tentang
Pedagang Besar Farmasi. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia, 2009, PP No. 51 tahun 2009. Jakarta.
Presiden
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No.36 tahun
2009 Tentang Kesehatan. Jakarta.
Presiden
Republik Indonesia. (1998). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 72
tahun 1998 Tentang Pengamanan Sediaan Farmasi Dan Alat Kesehatan. Jakarta.
